降本增效“利器”，RPA助力采购业务流程自动化升级

对企业发展而言，采购是极为重要的一项环节，也是企业成本构成的主要因素之一，在企业的内部管理工作中占据着极为重要的地位。企业采购形式多样，包括招标、竞争性谈判、磋商、询价、竞价等，各环节中又涉及大量的数据处理、表单制作等重复任务，往往要耗费大量人力和时间。

业务痛点

供应商资源分散，集中管理难；

手工操作多、效率低下且易发生人为错误；

报销、票据繁多，对账混乱；

流程不明确，员工体验差。

为提升企业投资与商采工作的时效性，某省广电公司顺应公司数字化转型升级趋势，将业务流程与技术有机结合，针对各部门重复、机械、繁琐的工作任务，利用RPA技术助力业务处理流程创新。

在经过严格的产品选型和市场评估后，公司选择与拥有多年行业经验的金智维进行深度合作，共同挖掘智能化业务场景，为业务赋能、为员工赋能。
RPA数字员工具备快速灵活部署，及时响应业务需求的特性，能够辅助人完成规则明确的重复性劳动，大幅提升业务流程效率，同时能降低可能存在的人因错误，实现企业业务流程的自动化和智能化，从而达到降本增效的目标。

项目前期，公司携手金智维结合企业实际情况与RPA优势出发，积极探索“数字员工”在企业各业务部门的应用。根据调研内容公司优先将投资部、商采部等规则清晰、工作繁琐、高频重复且耗时长的业务场景纳入RPA项目实施范围。如报表的生成与发送、订单数据查询比对等工作，都可以交给 RPA 来完成。

以下是RPA应用于投资部、商采部以及财务部的3个典型场景。

商采部：集中采购单机器人审批

审批单据人员需要每日登录商采部OA系统账号，获取未审批单据信息并进行匹配处理，以往该业务量需要4位工作人员耗费2~4小时完成。引入RPA后，由机器人帮助工作人员自动登录账号并获取未审批集采单，根据集采中物料编码和物料名称与用户提供的物料信息表进行匹配，存在则审批通过，不存在则退回。

在RPA的助力下，该项业务效率最高提升了16倍，有助于工作人员将精力投入到更高价值的工作当中。

投资部：物资及服务需求单

工作人员需反复登录多个系统，输入不同的单据，并通过附件对数据进行逐项修改、逐项审批。由于涉及的系统多、单据复杂，仅靠人工操作不仅效率低下，且错误率高。该项业务引入RPA后，审核正确率从不到66%提升至95%，人力成本减少50%。

财务部：开票需求

收到订单后，财务人员需要手动录入相关信息并开立发票，并通过邮件发送给客户。手动开票耗时长，业务量大时，财务人员甚至可能因疲劳导致数据录入错误。RPA上线后优化了开票流程，开票人员只需使用半个工作日填写数据到指定表格，由机器人代替人工填入开票软件并进行开票，大大缩短了开票时间，提高开票准确率。